Cláusulas legales en los mails: todo lo que siempre quisiste saber sobre ellas y nunca te atreviste a preguntar.

¿Qué cláusulas legales en los mails se recomiendan? Desde nuestra consultoría digital te contamos de manera sencilla qué coletillas legales es recomendable añadir en la firma de tus correos corporativos y cuáles resultan de lo más absurdas. Apuesta por las políticas friendly e incluye cláusulas legales en los mails acordes con el RGPD y que sean de utilidad para tus lectores.

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Aviso legal, política de privacidad y confidencialidad: cláusulas legales en los mails y websites.

La entrada en vigor del RGPD europeo se ha colado hasta la cocina y tiene preocupados a la mayoría de los propietarios de sitios web y gentes varias del mundillo digital. Todos nos queremos sumar al uso correcto de los datos personales de los clientes, usuarios y suscriptores, así como a las nuevas medidas tecnológicas y legales que hay que adoptar. Sin olvidarnos de la información a incluir en los textos legales informativos a favor de la nueva normativa.

En este post anterior contábamos algunos tips básicos para que tu web sea legal al 100% bajo la óptica del nuevo RGPD. Hoy nos centramos en las coletilllas legales de los correos electrónicos que se incluyen a modo de firma. ¿Son obligatorias? ¿Son todas iguales?

A modo de introducción, distinguimos los tres tipos principales de información legal más habituales que a menudo tendemos a meter en el mismo saco. Al menos, los que no tenemos formación en derecho o conocimientos en la materia.

Diferencias entre los tres tipos de textos legales más habituales: política de privacidad, aviso legal y aviso de confidencialidad.

La política de privacidad es un documento legal que indica cómo una empresa u organización procesa, maneja y retiene los datos personales de sus clientes o usuarios. Ya te comentábamos en un post anterior la obligatoriedad de incluir esta información en tu página web o blog y te recomendábamos que fuese un documento fácilmente entendible para todos. Cada vez son más valoradas las políticas friendly que hacen sencillo y comprensible el uso que se hace de los datos personales.

Por otra parte, el aviso legal es obligatorio siempre que tu website o blog sea corporativo, se trate de una tienda online, o bien incluyas publicidad en alguna de tus páginas. En definitiva, si recibes ingresos tanto directos como indirectos, debes incluir un aviso legal. En él deben reflejarse todos los aspectos que la LSSI-CE obliga a recoger.

Finalmente, existen los avisos de confidencialidad. Estos se encuentran ligados a algún tipo de acuerdo de confidencialidad que exista previamente entre dos partes. Y esta distinción entre acuerdo y aviso es importante.

Por ejemplo, dos empresas pueden firmar consensuadamente un acuerdo de confidencialidad sobre cierto tipo de información que van a intercambiar entre ellos. Posteriormente a la firma de este acuerdo, es correcto y recomendable hacer visible en los emails que intercambien un aviso de confidencialidad. Tal aviso recuerda al destinatario que los datos o la información que intercambian, forman parte de dicha obligación de confidencialidad previamente acordada. De esta forma queda patente que los datos incluidos en dicho correo forman parte de esa información confidencial. Así se evitan muchos problemas posteriores y resulta fácil demostrar, si fuese necesario, el incumplimiento del acuerdo por parte del destinatario.

Una vez aclarados estos tres conceptos, te contamos sin rodeos:

Las cláusulas de confidencialidad en la firma de los mails no son obligatorias (a no ser que tengas un acuerdo previo).

La mayoría de los correos electrónicos que recibimos incluyen una firma legal relacionada con la confidencialidad que, a menudo, expresa algún tipo de amenaza, sanción o denuncia. Aunque existen diversas variantes, comparten más o menos este aspecto:

Este mensaje y sus adjuntos se dirigen exclusivamente a su destinatario, puede contener información privilegiada o confidencial y es para uso exclusivo de la persona o entidad de destino. Si no es usted el destinatario indicado, queda notificado de que la lectura, utilización, divulgación y/o copia sin autorización puede estar prohibida en virtud de la legislación vigente. Si ha recibido este mensaje por error, le rogamos que nos lo comunique inmediatamente por esta misma vía y proceda a su destrucción. Y más bla, bla, bla.

Un absurdo total si tú recibes un mail con este tipo de cláusula y no has firmado ningún tipo de acuerdo previo de confidencialidad. Quien te lo envía, no puede establecer de manera unilateral y sin tu conformidad ninguna condición que te obligue a hacer o dejar de hacer algo.

Por otro lado, decir que “este mensaje y sus adjuntos se dirigen exclusivamente a su destinatario” es una tautología. ¿Acaso se puede dirigir un mensaje a alguien que no es su destinatario?

Y para más inri, te dicen que no puedes leer ni utilizar el mensaje, etc. pero al mismo tiempo te piden que avises al remitente del error cometido y que lo destruyas. A ver si se aclaran: te instan a que no hagas nada con su correo, al mismo tiempo que te ordenan qué hacer exactamente con él.

En definitiva, a no ser que tengas algún acuerdo previo, este tipo de cláusulas son inútiles y absurdas. Es incongruente tener acceso primero a la información que consideran confidencial e imponer posteriormente una condición sobre la misma.

Agradecemos la información disponible al respecto de Javier Muñoz Pereira que encontramos Googleando con respecto a este tipo de cláusulas.

Qué cláusulas legales en los mails puedes incluir en la firma de tus correos

Lo que recomendamos desde Página Web 4U es que incluyas un pequeño texto aclaratorio junto a un link de tu política de privacidad y aviso legal. En un primer momento, estarás presentando la información básica y necesaria con el texto introductorio para, posteriormente, dar opción con el enlace de pasar a un segundo nivel de información más amplio.

Si clican sobre el enlace, tendrán acceso a toda la información completamente detallada. Este tipo de recurso es recomendado por la Agencia Española de Protección de Datos y es lo que se conoce como Información Multinivel. Consiste en organizar la información en capas para facilitarle la vida a los usuarios que quieren conocer el uso de los datos, modificarlos, cancelarlos, etc.

Es una manera de hacer más amigable este tipo de avisos porque se dosifican y se hacen más comprensibles a los usuarios. Aquí te dejamos la Guía para el Cumplimiento del Deber de Informar de la AEPD. Para que accedas directamente a todas las recomendaciones al respecto ?

Facilita el acceso a la información del uso de los datos que haces de tus clientes en todo momento. Se trata de una buena práctica y estarás dando utilidad a este tipo de cláusulas legales en los mails. En definitiva, se trata de cumplir con tus lectores y usuarios, que son los más importantes.

Incluye siempre estos datos al implementar cualquier estrategia de emailing, newsletter o envío de tipo publicitario o comercial. Nosotros lo podemos implementar en tu estrategia de marketing de fidelización que diseñemos junto a ti. Es información obligatoria puesto que dichos usuarios se encuentran en tus bases de datos. Por tanto, siempre debes informar de por qué se recibe dicha información y dar la oportunidad de cancelar la suscripción, cambiar o borrar los datos.

¡Y olvídate de los avisos de confidencialidad si no tienes ningún acuerdo previo!

Te recordamos que en Página Web 4U te ayudamos a actualizar todas tus soluciones web y tus estrategias de marketing digital al nuevo RGPD si es que todavía no lo has hecho. ¡Contacta!